省卻傳統數字告示的繁瑣操作，互聯網時代的會議預定管理解決方案Evoko 會議預定管理系統應用介紹

中國投影網會議系統資訊　　2015-3-24 15:54:10　編輯：木鐸　[ 大中小 ]

Evoko會議預定終端產品綜述
Evoko會議預定終端是專門應用于會議室預訂管理的系統，它既可以通過安裝于會議室門口的觸摸屏預定終端來進行即時的會議室預定，也可以通過MS Outlook/Office365/Google Apps/IBM Notes等最常用的日歷應用來進行會議室預定及管理，并同時把會議預定信息實時的在Evoko終端的屏幕上顯示。下面是Evoko會議預定終端所顯示的信息截圖：

Evoko會議預定終端產品具有如下特點：
    直觀的外觀顯示
    Evoko會議預定終端產品的外框設計有一圈醒目的LED指示燈，可以根據當前會議室的預定信息情況顯示不同顏色狀態。如果會議室當前正處于使用狀態，LED燈會顯示紅色。如果會議室當前為空閑狀態，LED燈會顯示綠色。這使得來前來開會的人員在離會議室很遠的地方，就能直觀清晰的看到會議室的使用狀況，也同時對需要預定即時會議的人員在尋找空閑的會議室時提供更大的便利。
    不需要額外的服務器和軟件
　　Evoko會議預定終端可直接與MS Exchange, Office365, Google Apps for Business及IBM Domino等服務建立連接，其安裝和使用都極其簡單和安全。只需要像增加一位新的用戶email郵箱到公司網絡，不需要添置任何專用的服務器，也沒有任何新的軟件或插件需要安裝，對IT管理員來說，這意味著將不會影響企業的IT安全策略。
　　不需要改變用戶的使用習慣
　　用戶可以使用原有的Outlook/Google/Notes日程管理客戶端來進行會議的邀請，并同時預約會議室。會議預定的信息會自動同步到Evoko會議預定終端上，不需要對用戶重新進行會議室預定的培訓。

會議預定確認功能
　　此功能為Evoko會議預定終端的一個特色功能，當用戶預定了會議室在某一時間段的會議，在此會議開始的前15分鐘 (可自定義提前時間)，Evoko會議預定終端之右下角會顯示一個 “Confirm” 確認按鈕，參加會議的人員到了會議室門口后，需按下 “Confirm” 按鍵后，會議室才會被真正的預定并進入使用狀態。如果在會議開始后15分鐘內，沒有人按下 “Confirm” 按鈕，Evoko會議預定終端將會把此次的會議預定取消，并且自動通知服務器將此會議取消。這樣的話，其它人員就能繼續預定該會議室了。這個功能很好的解決在很多企業中某些會議室被預定后，實際沒有人員前來開會，但會議室又不能被其它用戶預定的問題，導致企業會議室資源的浪費。

以下圖片為Evoko會議終端的會議確認功能截圖:

支持對會議室內的AV設備進行報修提醒
　　此功能為Evoko會議預定終端的另一個特色功能，當安裝了Evoko會議預定終端的會議室中某
個AV設備發生故障，例如: 投影機無法啟動，會議電話無法撥打等情況，用戶就可以在Evoko觸摸屏上進行故障報修。如下截圖：

用戶可以根據實際的故障設備，按下相應的“Report”按鈕，相應的設備圖標會變成紅色，同時Evoko會議預定終端會自動發送郵件提醒會議室設施管理人員，提醒其盡快來修復故障設備，快速提高會議室設備故障的響應效率。

Evoko會議預定終端應用功能描述

Evoko會議預定終端在其觸摸屏上提供四大項常用功能，并可通過觸摸屏進行操作。分別為：

1 即時預定功能
　　如果Evoko會議預定終端顯示當前為空閑狀態，用戶可以按下 “Book Instant Meeting” 進行
即時會議室預定，如下截圖為即時會議預定界面：

按下 ”Book Instant Meeting“ 按鈕后，Evoko觸摸屏界面會跳轉至如下截圖界面，系統會顯示：

從當前時間開始，可以被預定的時間段。以半個小時為預定單位。當按下相應時間下的 ”Book Now” 按鈕后，會議室即預訂成功，并顯示如下截圖：

2 延長會議功能
　　當會議預訂者所預定的會議時間即將結束，可是會議議題還未討論完，如果Evoko會議預定終端顯示未來一段時間內會議室仍然處于空閑狀態，那么用戶可以按下 ”Extend This Meeting” 按鈕來延長當前會議。如下截圖為延長會議預定界面：

按下 “Extend This Meeting” 按鈕后，Evoko會跳轉至如下截圖界面，系統會顯示：

從當前時間開始，可以被預定的時間段。以半個小時為預定單位。當按下相應時間下的 ”Extend Now” 按鈕后，會議室即延長預訂成功，并顯示如下截圖：

3 結束當前會議功能
　　會議預定者預定的會議時間尚未結束，可是會議的議題已經討論完畢，與會者將要離開會議室。用戶可以按下 ”End This Meeting” 按鈕來提前結束本次會議。如下截圖為結束本次會議界面:

按下 “End This Meeting” 按鈕后，Evoko會跳轉至如下截圖界面，系統提示是否真的要結束本次會議：

再次按下 ”End This Meeting“ 按鈕后，Evoko會議預定終端顯示當前會議室為空閑狀態，并且顯示該會議室下一個會議預訂信息如下截圖：

4 AV設備故障報修
　　當用戶發現會議室內某個AV設備出現故障后，可點擊下面截圖界面中的 ”Report Issue” 按鈕：

系統會跳轉至如下截圖界面，用戶可按下相應故障設備下面的按鈕：

系統會將此故障的設備圖標變成紅色，如下截圖。并且以郵件的方式發給會議室設施管理人員，進行設備故障報修。

企業會議預定情況的統計及分析
　　Evoko EVO版本已增加企業會議室預定的數據統計及分析，為企業管理人員提供會議室使用狀況的實用數據，幫助企業管理層優化會議室使用效率，提高企業競爭力。

統計數據包含以下信息內容 :

會議室的使用頻率，包括使用時間及預訂人員信息
　識別不同種類會議室及可使用設施的使用情況及其瓶頸
　更容易獲知企業組織會議的文化及怎樣提高效率
　跟蹤會議室設備故障保修的頻率，及維修工作的反應時間

Evoko會議預定產品技術規格

Evoko會議預定終端硬件技術參數如下：
　　1)顯示尺寸：8英寸
　　2)觸摸屏
　　3)以太網控制器：10/100 Mbps
　　4)設備輸入電源：PoE - 48 V DC RJ45
　　5)AC-DC適配器12 V DC直流
　　6)PoE 規格版本：IEEE 802.3-2005 (前802.3af）
　　7)PoE最大功率：12.95 W
　　8)可連接MS Exchange / Office365 / Google Apps for business / Domino 等郵箱賬戶
　　9)符合RoHS 限制指令
　　10)已通過CE和FCC認證
　　11)用戶界面語言：加泰羅尼亞語，漢語（簡體），中文（繁體），捷克語，荷蘭語，英語，法語，加利西亞語，德語，意大利語，波蘭語，葡萄牙語，俄語，西班牙語，瑞典語。
　　12)框架和主要外殼：鋁合金。
　　13)顏色：白色。
　　14)尺寸：270×192×39毫米。
　　15)重量：1.3公斤。