視頻會議極大的促進了會議的效率，為參會人員帶來很多方便。隨著視頻會議應用范圍的不斷拓寬，面對的用戶越來越大眾化。由于部分用戶缺乏專業的維護知識，在實際應用中，任何一個會場出現問題都將影響了視頻會議整體效果 ，為保障視頻會議的順利進行，視頻會議廠家及用戶有必要建立視頻會議維護制度。

一、對廠家來說：

1、 產品培訓：培訓針對用戶方不同的人員進行不同層次的培訓，使其對視頻會議系統有足夠的認識，而且能夠完全勝任所承擔的工作，確保整個系統安全可靠的運行。培訓可分為現場培訓和遠程培訓。

2、 建立不同的維護等級：廠家建立不同的故障等級維護制度，確保快速解決問題。

3、 常見問題解決辦法：建立常見問題分析及解決辦法庫，幫助廠家和客戶預防及快速解決問題。

4、 后續服務：服務有效期內，幫助用戶做好產品更新升級服務、資料與補丁下載等。

5、 回訪制度：每個區域經理不定期的電話或現場回訪用戶，了解產品使用效果及服務質量。

二、對用戶來說：

1、 專人負責管理：指定專門人員負責視頻會議系統的維護工作，并明確職責；如果有變化要做好工作交接及技術培訓。

2、 加強日常維護：建立日常維護制度，定期檢查網絡及視頻會議系統關鍵設備運行情況，使系統時刻保持在即開即用狀態。

3、 建立視頻會議工作協同機制：各分會場服從主會場統一指揮和調度，在每次會議后，都要將視頻會議使用情況及存在問題進行匯報，及時解決問題。